Do escopo ao orçamento de um projeto jurídico

Definir o escopo com o cliente

Antes da estimativa, a equipe registra a necessidade do cliente, as entregas e seus critérios de aceitação. Essa definição especifica as áreas do direito, empresas e jurisdições abrangidas, além das exclusões, premissas e tolerâncias. Também identifica quem pode aprovar a contratação e suas alterações.

Uma tolerância precisa de limites verificáveis. No caso do livro, aceitar documentos enviados com atraso exige respeitar o limite acumulado acordado, manter o mesmo escopo e uma complexidade comparável, sem alterar as entregas nem os critérios de aceitação. Permanecer no escopo não autoriza, por si só, gastos ou capacidade adicionais. Poucos documentos de outra empresa podem exigir uma mudança de escopo. Um esclarecimento necessário para concluir o relatório original continua fazendo parte do trabalho acordado.

Estimar o trabalho

A decomposição organiza as entregas em pacotes de trabalho que possam ser atribuídos, estimados e revisados. Cada pacote identifica o resultado, o responsável e as horas por perfil profissional. A estimativa inclui coordenação e controle de qualidade. Sua revisão verifica se cada tarefa aparece uma única vez e se todo o escopo está contemplado.

A memória da estimativa reúne a versão do escopo, as fontes, a técnica utilizada, as premissas, as incertezas e o responsável pela revisão. Quando faltam dados históricos, o livro propõe estimar a partir dos pacotes, consultar especialistas e registrar faixas de estimativa. A concordância entre dois cálculos que usam as mesmas premissas demonstra apenas consistência entre eles.

Calcular e autorizar o orçamento

O cálculo converte horas em custo usando o custo horário interno total de cada perfil, incluindo os custos indiretos rateados. A esse valor são somadas as despesas diretamente atribuíveis ao caso, sem contá-las novamente nos custos indiretos. Os valores cobrados do cliente pertencem ao cálculo dos honorários.

A documentação do orçamento identifica os riscos dentro do escopo e a base da reserva de contingência. O custo-base somado à contingência forma a linha de base de custos. Uma reserva gerencial autorizada para imprevistos dentro do escopo fica fora dessa linha de base e integra o orçamento interno. Nenhuma das reservas autoriza novas entregas.

A justificativa do cálculo e a decisão de aprová-lo cumprem funções diferentes. O orçamento interno de custos, os honorários e o orçamento de despesas jurídicas do cliente correspondem a decisões diferentes. Corrigir uma planilha exige examinar os efeitos da correção e as autorizações necessárias.

Um exemplo do livro

DD-US-01 é uma due diligence jurídica fictícia, pelo lado do comprador, para adquirir todas as ações de uma empresa privada de Delaware que opera no Texas. Abrange quatro frentes de análise, 420 unidades documentais, sete entrevistas, um relatório de alertas e uma reunião com o cliente. Uma unidade reúne um instrumento ou conjunto coerente de registros, com seus anexos e alterações pertinentes. A negociação da aquisição e a execução do fechamento estão fora do escopo.

O exercício estima 500 horas. A aplicação dos custos internos por perfil resulta em USD 60.000 de custo profissional. São acrescentados USD 8.800 de despesas diretas e USD 5.160 de contingência para riscos identificados: a linha de base soma USD 73.960. Como não há reserva gerencial, esse também é o orçamento interno inicial.

Os valores são premissas didáticas, não preços de mercado. A contingência resulta da análise de riscos do caso; seu percentual não deve ser aplicado automaticamente a outro trabalho.

Decidir quando o trabalho muda

A resposta a cada desvio depende de sua causa. Uma queda de produtividade pode exigir uma ação corretiva; um risco previsto aciona sua resposta dentro da autoridade disponível. Um pedido que acrescenta outra entrega ou ultrapassa o escopo exige avaliar os efeitos sobre esforço, cronograma e condições econômicas.

A decisão e a aprovação são registradas antes do início do trabalho novo. As versões anteriores do escopo, da estimativa e do orçamento permitem explicar o que foi acrescentado e quais desvios continuam pendentes. Esclarecer o trabalho original e corrigir seus erros não gera, por si só, um serviço adicional.