Del alcance al presupuesto en un proyecto jurídico

Acordar el alcance

Antes de estimar, el equipo deja por escrito la necesidad del cliente, los entregables y cómo se aceptarán. La definición precisa las materias, sociedades y jurisdicciones cubiertas; también las exclusiones, supuestos y tolerancias. También identifica quién puede aprobar el proyecto y sus cambios.

Una tolerancia necesita límites comprobables. En el caso del libro, admitir documentos tardíos exige respetar el límite acumulado acordado, mantener el mismo perímetro y una complejidad comparable, sin cambiar entregables ni criterios de aceptación. Permanecer dentro del alcance no autoriza por sí solo más gasto ni capacidad. Pocos documentos de otra sociedad pueden exigir un cambio de alcance. Una aclaración necesaria para completar el informe original sigue perteneciendo al trabajo acordado.

Estimar el trabajo

El desglose organiza los entregables en paquetes de trabajo que puedan asignarse, estimarse y revisarse. Cada paquete identifica el resultado, el responsable y las horas por perfil profesional. La estimación incluye la coordinación y el control de calidad. Su revisión comprueba que cada tarea aparece una sola vez y que todo el alcance queda cubierto.

La base de estimación recoge la versión del alcance, las fuentes, la técnica empleada, los supuestos, la incertidumbre y la identidad de quien revisó el cálculo. Si faltan datos históricos, el libro propone estimar desde los paquetes de trabajo, contrastar con juicio experto y registrar rangos. La coincidencia entre dos cálculos basados en las mismas premisas solo demuestra consistencia entre ellos.

Calcular y autorizar el presupuesto

El cálculo convierte las horas en costo usando el costo interno completo por hora de cada perfil, incluidos los gastos generales asignados. A ese importe se añaden los gastos directamente atribuibles al asunto, sin contarlos otra vez como gastos generales. Las tarifas que se cobran al cliente pertenecen al cálculo de los honorarios.

La documentación del presupuesto identifica los riesgos identificados dentro del alcance y la base de su contingencia. El costo base más esa contingencia forma la línea base de costos. Una reserva de gestión autorizada para imprevistos dentro del alcance queda fuera de esa línea base y forma parte del presupuesto interno. Ninguna de las dos reservas autoriza nuevos entregables.

La explicación del cálculo y la decisión de aprobarlo cumplen funciones diferentes. El presupuesto interno, los honorarios y el presupuesto de gasto jurídico del cliente responden a decisiones distintas. Una corrección en la hoja de cálculo requiere revisar sus efectos y las autorizaciones correspondientes.

Un ejemplo del libro

DD-US-01 es una diligencia debida jurídica ficticia para comprar todas las acciones de una sociedad privada de Delaware que opera en Texas. Incluye cuatro frentes de revisión, 420 unidades documentales, siete entrevistas, un informe de alertas y una sesión con el cliente. Una unidad reúne un instrumento o conjunto coherente de registros, con sus anexos y modificaciones pertinentes. La negociación de la compra y la ejecución del cierre quedan fuera del mandato.

El ejercicio estima 500 horas. Al aplicar los costos internos por perfil, obtiene USD 60.000 de costo profesional. Añade USD 8.800 de gastos directos y USD 5.160 de contingencia por riesgos identificados: la línea base suma USD 73.960. Como no se asigna reserva de gestión, ese es también el presupuesto interno inicial.

Las cifras son supuestos didácticos, no precios de mercado. La contingencia procede del análisis de riesgos del caso; su porcentaje no debe trasladarse automáticamente a otro asunto.

Decidir qué hacer cuando cambia el trabajo

La respuesta a cada desviación depende de su causa. Una pérdida de productividad puede exigir una acción correctiva; un riesgo previsto activa su respuesta dentro de la autoridad disponible. Una solicitud que añade otro entregable o supera el alcance requiere analizar su efecto sobre esfuerzo, calendario y condiciones económicas.

La decisión y su aprobación quedan registradas antes de iniciar el trabajo nuevo. Las versiones anteriores del alcance, la estimación y el presupuesto permiten explicar qué se añadió y qué desviaciones siguen pendientes. Las aclaraciones del proyecto original y la corrección de sus errores no se convierten por sí solas en servicios adicionales.